DSGVO - E-Mail-Versand von Rechnungen

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Sonne_2
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DSGVO - E-Mail-Versand von Rechnungen

Beitrag von Sonne_2 » Do 24. Mai 2018, 18:06

Hallo,
welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden, um künftig weiterhin Rechnungen als PDF über heilpraxisLIFE per E-Mail versenden zu können/dürfen?
Braucht es dazu irgendwelche speziellen Verschlüsselungstechniken? Wenn ja, welche?
Wie wird im Allgemeinen künftig der Umgang mit E-Mails in einer Naturheilpraxis empfohlen? Gibt es dazu konkrete Tipps?
Ich freue mich auf eine Antwort!
Vielen Dank!!!

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KonzepteUndHeilkunst
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Re: DSGVO - E-Mail-Versand von Rechnungen

Beitrag von KonzepteUndHeilkunst » Do 24. Mai 2018, 20:02

Zunächst einmal vielen Dank für diese wichtigen Fragen. Ich habe in den letzten Wochen mehrere Optionen für die Email-Verschlüsselung unter die Lupe genommen. Am Ende habe ich mich dazu entschieden, die PDF Dokumente, die über heilpraxisLIFE erstellt werden, zu verschlüsseln. Andere Methoden/Optionen haben z.B. den Nachteil, dass diese teilweise mit erheblichen Zusatzkosten verbunden sind oder dass sich die Patienten mit der Erstellung von öffentlichen und privaten Schlüsseln auseinandersetzen müssen (vermutlich ist der Großteil der Patienten mit der Ausstellung von privaten und öffentlichen Schlüsseln überfordert).
Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden, um künftig weiterhin Rechnungen als PDF über heilpraxisLIFE per E-Mail versenden zu können/dürfen?
Ab Version 20.5 (vom 24.05.2018) kann bei jedem Patienten ein Passwort für die Verschlüsselung der PDF Dokumente gespeichert werden. Dieses Passwort kann mit dem Patienten individuell vereinbart werden. PDF Dokumente z.B. Rechnungen können dann nur noch mit diesem Passwort geöffnet werden.
Passwort.jpg
Passwort.jpg (12.4 KiB) 730 mal betrachtet
Version 20.5 kann über folgenden Link heruntergeladen und installiert werden (ACHTUNG: Diese Version ist für Mietkunden und Kunden, die bereits eine 20er Programmversion erworben haben, kostenlos. Für alle anderen Kunden ist diese Version kostenpflichtig):

https://www.heilpraktikersoftware.de/fi ... tup205.exe
Braucht es dazu irgendwelche speziellen Verschlüsselungstechniken?
Kunden, die die Version 20.5 einsetzen, brauchen keine zusätzliche Verschlüsselungstechnik, wenn die PDF Verschlüsselung verwendet wird. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die komplette Korrespondenz mit den Patienten nicht zu verschlüsseln, jedoch einen verschlüsselten Internetdienst zu nutzen.
Wie wird im Allgemeinen künftig der Umgang mit E-Mails in einer Naturheilpraxis empfohlen?
Die Software heilpraxisLIFE kann für den Versand von Emails, insbesondere für den Versand von PDF-Rechnungen, PDF-Schriftstücken oder PDF-Rezepten eingesetzt werden. Die ausgehenden Emails werden im Schriftverkehr archiviert und für die Bearbeitung gesperrt. Wichtig ist hierbei, dass in den Programmeinstellungen unter Programmstart der Pfad für die PDF Dokumente festgelegt wird und bei den Email Client Einstellungen mindestens die SMTP Daten beim Email Account eingegeben werden. Eingehende Emails können mit Thunderbird, Outlook etc. empfangen werden.
Gibt es dazu konkrete Tipps?
Vor einigen Wochen habe ich mir einen Vortrag beim BDHN zum Thema DSGVO angehört. Rechtsanwalt Dligatch hat empfohlen, die Emails außerhalb des email Programms in einer patientenbezogenen Verzeichnisstruktur zu speichern und regelmäßig zu sichern. Auf diese Weise kann jederzeit die vollständige Kommunikation mit dem Patienten nachvollzogen werden. Wer zu den Patienten eine Papierakte führt, kann auch zu jeder Email einen Ausdruck erstellen und der Papierakte hinzufügen. Wichtig ist, dass Papierakten vor dem direkten Zugriff geschützt werden müssen – es bietet sich der Einsatz eines abschließbaren Schranks an.

Während des Vortrag wurde auch kurz auf die Austauschplattform DRACOON eingegangen siehe
https://www.dracoon.com/
Wer also auf eine sichere Art und Weise mit den Patienten Informationen und Dokumente austauschen möchte, der sollte sich diesen Dienst einmal genauer anschauen. Im April 2018 war keine Archivierung implementiert (kann gut sein, dass DRACOON künftig hier nachjustiert und eine Archivierung ermöglicht).
Stefan Lackermeier
Heilpraktiker & IT-Berater
Konzepte & Heilkunst GmbH
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